Managementsystemaudits für gängige Zertifizierungsstandards werden virtuell durchgeführt / Remote Audits sowohl für Erstzertifizierung als auch Rezertifizierung einsetzbar / Unternehmen können Aufwände und Kosten reduzieren

TÜV Rheinland bietet weltweit Remote Audits für alle gängigen Managementsystemstandards im Rahmen der Akkreditierungsregeln an. Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 für Qualitätsmanagement oder nach ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement anstreben, können das Zertifizierungsverfahren per Remote Audit durch TÜV Rheinland ausführen lassen. Dieses gilt ebenfalls für einige Standards in den Bereichen IT, Food und für verschiedene Sozialaudits. Bei dieser Art des Fernaudits arbeiten die Auditorinnen und Auditoren von TÜV Rheinland die Auditkriterien per Skype, Zoom oder anderen Videokonferenz-Systemen mit Instant-Messaging und Content-Sharing mit den Unternehmen ab. Die Remote Audits lassen sich für sämtliche Stufen der Zertifizierung umsetzen: Sie sind sowohl im Rahmen einer Erstzertifizierung und der jährlich stattfindenden Überwachungsaudits einsetzbar als auch für das Rezertifizierungsaudit. Die Aufwände für Vor-Ort-Termine und Reisen verringern sich entsprechend, so dass Unternehmen Zeit und Aufwände sparen.

Remote Audits für viele klassische Standards einsetzbar

Die Corona-Krise hat die Nachfrage nach innovativen, digitalen Auditverfahren verstärkt und für viele Unternehmen stellen Remote Audits eine Lösung dar, ihre Zertifizierung trotz Corona-Einschränkungen aufrechtzuerhalten oder eine gänzlich neue Zertifizierung anzustreben. Für viele klassische ISO-Normen wie zum Beispiel die ISO 9001 für Qualitätsmanagement, die ISO 27001 für Informationssicherheit oder die ISO 14001 für Umweltmanagement sind Remote Audits bis zu 100% möglich. TÜV Rheinland hat auf internationaler Ebene Prozesse und Strukturen geschaffen, um diese Form der Audits weltweit für verschiedenste ISO-Normen anbieten zu können. „Wir haben für sämtliche Managementsystemstandards ein einheitliches, professionelles Prozedere entwickelt, das festlegt, für welche Teile eines Audits das Remote-Verfahren anwendbar ist und wie der Kunde auf eine reibungslose Umsetzung vorbereitet werden kann“, erläutert Tamas Lovasz Szabo, Regional Stream Coordinator bei TÜV Rheinland.

Darüber hinaus verfolgt TÜV Rheinland die Entwicklungen kontinuierlich, welche Standards auf Basis von Fernaudits durchgeführt werden können und steht dabei in enger Abstimmung mit den Akkreditierern. Dieses stellt sicher, dass besonders in Corona-Zeiten den Unternehmen flexible Möglichkeiten geboten werden, damit diese auf lokale Entwicklungen der Pandemie schnell reagieren können.

Strukturierter, professioneller Ablauf eines Remote Audits

Das Remote Audit verläuft in verschiedenen Stufen. Im Rahmen einer Risikoanalyse wird ausgelotet, welche Prozesse im Kundenunternehmen remote auditiert werden können. „Je nach Standard und Unternehmen gibt es Unterschiede. Bei einem kleineren Dienstleistungsunternehmen, das sein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 prüfen lassen will, ist der Remote-Anteil des Audits wahrscheinlich höher als bei einem produktionsintensiven und komplexen Unternehmen. Bei letzterem sind Vor-Ort-Prüfungen im Betrieb möglicherweise unumgänglich, um beispielsweise alle Arbeitsschutzkriterien im Produktionsbetrieb erfassen zu können“, erläutert Tamas Lovasz Szabo.

Im ersten Arbeitsschritt wird zunächst geklärt, inwiefern das Unternehmen überhaupt über die technischen Voraussetzungen verfügt, damit es entsprechende Audit-Teile virtuell absolvieren kann. Vor dem Audit soll ein Test bezüglich Stabilität der Internetverbindung als auch des zur Verfügung stehenden Kommunikationssoftware wie Skype for Business oder Zoom durchgeführt werden. Ein vollständiges Remote Audit in Produktionsbetrieben ohne Vor-Ort-Besuch ist nur möglich, wenn eine Online-Videoverbindung sichergestellt wird. So kann der Auditor nicht nur Interviews mit den Mitarbeitern in Büroräumen, sondern auch in der Produktion durchführen, Fertigungsprozesse verfolgen, Lager besuchen, Infrastrukturen besichtigen und die Prozessumgebung bewerten – ganz so, als ob er vor Ort wäre.

Eine wesentliche Bedingung ist weiterhin, dass sämtliche Dokumente digital vorliegen, damit diese vom TÜV Rheinland-Auditor per Fernaudit geprüft werden können. Falls ein Audit nicht zu 100% als Remote Audit durchgeführt werden kann, erfolgt die Planung und Realisierung jener Auditelemente, die nur im Rahmen eines Vor-Ort-Audits geprüft werden können. Nach erfolgreichem Abschluss des gesamten Verfahrens erhält das Unternehmen die Erst-Zertifizierung oder auch die Rezertifizierung, die bei bereits zertifizierten Unternehmen in einem 3-Jahresintervall fällig ist.

„Remote Audits haben sich insbesondere durch die Corona-Krise bei Unternehmen etabliert. Aber zukünftig wird – unabhängig von Corona – die Möglichkeit der Remote Auditierung ein wichtiges und bleibendes Angebot an unsere Kunden sein. TÜV Rheinland hat bereits mehr als 5.000 Remote Audits weltweit durchgeführt “, sagt Tamas Lovasz Szabo. Die digitalen Verfahren bergen für Unternehmen mehr Flexibilität, Termine können online durchgeführt werden, Reise- und Vor-Ort-Aufwände lassen sich reduzieren.

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Antje Golbach

Pressesprecherin Managementsysteme

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